Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 4 Bab 3: Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat
RINGKASAN
Ringkasan Mudah (Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 4 Bab 3: Dokumen Perniagaan Sebagai Sumber Maklumat)
Dokumen perniagaan adalah rekod bertulis yang menjadi bukti berlakunya sesuatu urus niaga antara pembeli dan penjual. Ia merupakan asas utama dalam proses perakaunan kerana maklumat di dalamnya seperti tarikh, butiran, amaun, dan syarat pembayaran digunakan untuk merekod transaksi ke dalam buku-buku akaun. Tanpa pengurusan dokumen yang baik, proses penyediaan akaun akan terjejas dan gambaran kewangan perniagaan menjadi tidak tepat.
Apakah dua kategori dokumen perniagaan utama?
1. Dokumen Sumber: Ini adalah dokumen yang menjadi sumber maklumat utama untuk tujuan perekodan dalam perakaunan. Ia mengandungi semua butiran yang diperlukan untuk direkodkan ke dalam Buku Catatan Pertama. Contohnya termasuk invois, nota debit, nota kredit, bil tunai, resit rasmi, dan baucar pembayaran.
2. Dokumen Bukan Sumber: Dokumen ini berfungsi sebagai rujukan atau dokumen sokongan kepada urus niaga yang telah direkodkan. Ia tidak digunakan secara langsung untuk merekod urus niaga tetapi penting untuk menyemak dan mengesahkan maklumat. Contohnya ialah penyata akaun dan penyata bank.
Apakah perbezaan urus niaga secara tunai dan kredit?
• Urus Niaga Secara Tunai: Pembeli membuat pembayaran serta-merta menggunakan tunai, cek, pindahan wang, atau kad kredit. Aliran dokumen biasanya bermula dengan pembeli memesan barang, diikuti oleh penjual menghantar bil tunai, dan diakhiri dengan pembeli menerima resit selepas pembayaran dibuat.
• Urus Niaga Secara Kredit: Pembeli dibenarkan menangguhkan pembayaran untuk satu tempoh yang dipersetujui. Aliran dokumennya lebih kompleks. Ia bermula dengan invois dikeluarkan oleh penjual. Jika ada kesilapan (harga terkurang caj), penjual akan mengeluarkan nota debit. Jika ada pemulangan barang atau harga terlebih caj, penjual akan mengeluarkan nota kredit. Urus niaga diakhiri dengan pembeli membuat pembayaran dan menerima resit daripada penjual.
Apakah dua jenis diskaun yang biasa ditemui dalam perniagaan?
• Diskaun Niaga: Potongan harga daripada harga senarai yang diberikan kepada pembeli untuk menggalakkan pembelian secara pukal.
• Diskaun Tunai: Potongan harga daripada jumlah dalam invois yang diberikan untuk menggalakkan pembeli membayar hutang dengan segera.
GLOSARI
| Istilah | Definisi |
| Baucar Pembayaran | Dokumen dalaman yang disediakan untuk membuat pembayaran dan perlu ditandatangani oleh penerima. |
| Baucar Tunai Runcit | Dokumen dalaman yang digunakan untuk merekod pembayaran secara tunai runcit. |
| Bil Bayaran (Kadar Bayaran) | Makluman kepada pelanggan tentang bayaran utiliti atau telekomunikasi yang perlu dijelaskan. |
| Bil Tunai | Dokumen sumber yang menunjukkan urus niaga jual beli secara tunai. |
| Diskaun Niaga | Potongan harga senarai untuk menggalakkan pembelian secara pukal. |
| Diskaun Tunai | Potongan harga invois untuk menggalakkan pembayaran hutang dengan segera. |
| Folio Pelanggan | Dokumen yang menyenaraikan perkhidmatan yang telah diberikan kepada pelanggan dan rekod pembayaran pelanggan. |
| Invois | Dokumen sumber yang menunjukkan urus niaga kredit telah berlaku. |
| Keratan Cek | Bahagian cek yang tertinggal selepas cek diceraikan daripada buku cek dan mengandungi butiran pembayaran cek yang dibuat. |
| Makluman Debit | Makluman daripada pihak bank bahawa baki tunai di bank pemegang akaun telah berkurang. |
| Makluman Kredit | Makluman daripada pihak bank bahawa baki tunai di bank pemegang akaun telah bertambah. |
| Memo | Dokumen yang digunakan oleh pemilik perniagaan sebagai pengganti kepada ketiadaan dokumen sokongan. |
| Nota Debit | Invois tambahan yang digunakan untuk menambahkan baki hutang dalam invois. |
| Nota Kredit | Dokumen yang digunakan untuk mengurangkan baki hutang dalam invois. |
| Penyata Akaun | Penyata yang memaklumkan peniaga tentang baki hutang yang masih tertunggak. |
| Penyata Bank | Penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank kepada pemegang akaun. |
| Penyata Penyesuaian Bank | Penyata yang disediakan oleh peniaga untuk menyelesaikan perbezaan Penyata Bank dengan baki Buku Tunai. |
| Resit Rasmi | Dokumen sumber yang menunjukkan bayaran telah diterima dengan amaun yang sebenar. |
| Slip Bank | Dokumen yang perlu disertakan semasa mendepositkan wang ke dalam bank. |
| Slip Daftar Tunai | Slip bayaran yang dikeluarkan daripada mesin daftar tunai. |
| Slip Pindahan Wang | Dokumen yang digunakan untuk memindahkan wang kepada pihak ketiga. |
| Slip Transaksi Perbankan Elektronik | Bukti bahawa transaksi antara pelanggan dengan bank telah berjaya dilakukan melalui kemudahan transaksi perbankan elektronik. |