Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 5 Bab 3: Perakaunan Untuk Kawalan Dalaman
RINGKASAN
Ringkasan Mudah Faham (Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 5 Bab 3: Perakaunan Untuk Kawalan Dalaman)
1. Pengenalan kepada Syarikat Berhad Menurut Syer
Syarikat merupakan satu badan atau entiti perniagaan yang ditubuhkan oleh sekumpulan individu yang menyumbang modal untuk menjalankan aktiviti perniagaan dengan matlamat memperoleh keuntungan. Pemiliknya ialah pemegang-pemegang syer.
Ciri-ciri Utama Syarikat:
• Entiti Berasingan: Syarikat ialah satu badan yang sah dan terpisah daripada pemiliknya. Ia boleh didakwa, mendakwa, membuat kontrak, serta memiliki dan menjual aset atas namanya sendiri.
• Liabiliti Terhad: Tanggungan setiap pemegang syer adalah terhad kepada jumlah modal yang dilaburkan (jumlah syer yang dimiliki). Harta peribadi pemegang syer tidak akan digunakan untuk membayar hutang syarikat.
• Hayat Berterusan: Perniagaan syarikat akan terus beroperasi walaupun salah seorang pemegang syer meninggal dunia atau menarik diri.
• Pengasingan Fungsi Pemilikan dan Pengurusan: Pemegang syer tidak terlibat secara langsung dalam operasi syarikat. Sebaliknya, Lembaga Pengarah dilantik melalui Mesyuarat Agung Tahunan untuk menguruskan syarikat.
Penubuhan Syarikat: Penubuhan syarikat di Malaysia adalah tertakluk kepada Akta Syarikat 2016. Proses pendaftaran dibuat melalui Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) menggunakan portal MyCoID. Langkah-langkahnya ialah:
1. Membuat carian nama dan permohonan nama.
2. Menyerah simpan permohonan pemerbadanan syarikat.
3. Membayar fi pendaftaran.
4. Menerima Notis Pemerbadanan.
2. Jenis Syarikat Berhad Menurut Syer
Terdapat dua jenis syarikat berhad menurut syer: Syarikat Persendirian dan Syarikat Awam.
| Ciri-ciri | Syarikat Persendirian | Syarikat Awam |
| Nama | Diakhiri dengan perkataan Sendirian Berhad atau Sdn. Bhd. | Diakhiri dengan perkataan Berhad atau Bhd. |
| Bilangan Ahli | Minimum seorang dan maksimum 50 orang. | Minimum seorang dan tiada had maksimum. |
| Bilangan Pengarah | Minimum seorang. | Minimum 2 orang. |
| Pemilikan Syer | Terbuka kepada individu, persatuan dan entiti perniagaan. | Terbuka kepada individu, persatuan dan entiti perniagaan. |
| Pindah Milik Syer | Syer tidak boleh dipindah milik tanpa persetujuan daripada pemegang syer yang lain. | Syer bebas dipindah milik dan mudah dijual beli melalui broker syer di bursa saham. |
| Status Syer | Syer tidak boleh disenaraikan atau diurus niaga di Bursa Malaysia. | Syer boleh disenaraikan dan diniagakan secara bebas di Bursa Malaysia. |
| Laporan Kewangan | Penyata kewangan perlu diedarkan kepada pemegang syer. | Penyata kewangan perlu dibentangkan di Mesyuarat Agung Tahunan Syarikat. |
3. Modal Syarikat dan Jenis Syer
Modal syarikat diperoleh daripada terbitan syer. Terdapat dua jenis modal syer yang utama:
• Syer Biasa:
◦ Pemegang syer berhak menerima dividen hanya selepas bayaran dividen dibuat kepada pemegang Syer Keutamaan (jika syarikat untung).
◦ Kadar dividen tidak tetap dan bergantung kepada prestasi syarikat.
◦ Mempunyai hak mengundi dalam Mesyuarat Agung Tahunan dan boleh mempengaruhi pentadbiran syarikat.
◦ Tuntutan modal dibuat selepas tuntutan pemegang Syer Keutamaan jika syarikat dibubarkan.
• Syer Keutamaan:
◦ Pemegang syer berhak menerima dividen terlebih dahulu berbanding pemegang Syer Biasa.
◦ Kadar dividen adalah tetap.
◦ Biasanya tidak mempunyai hak mengundi dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
◦ Berhak membuat tuntutan modal sekiranya syarikat dibubarkan, sebelum pemegang Syer Biasa.
◦ Syer Keutamaan Kumulatif: Pemegang syer berhak menerima tunggakan dividen (dividen tertunggak) jika syarikat tidak mampu membayar dividen pada tahun semasa akibat kerugian. Tunggakan ini akan dibayar pada tahun-tahun berikutnya apabila syarikat kembali mencatat keuntungan.
4. Terbitan Syer dan Perekodannya
Syarikat awam perlu mendapat kelulusan Suruhanjaya Sekuriti Malaysia sebelum menerbitkan syer kepada orang awam. Proses ini melibatkan pengeluaran prospektus untuk memberi gambaran kepada bakal pelabur.
Pengiraan Modal Diterbitkan dan Berbayar Penuh: Formula: Bilangan Syer Diterbitkan x Harga Sesyer
Proses Merekod Terbitan Syer:
1. Apabila Permohonan Diterima: Catatan dibuat dalam Jurnal Am untuk merekodkan permohonan syer. Akaun yang terlibat:
◦ Debit: Akaun Permohonan Syer
◦ Kredit: Akaun Modal Syer
2. Apabila Wang Diterima: Wang daripada permohonan akan didebitkan ke dalam Akaun Bank.
◦ Debit: Akaun Bank
◦ Kredit: Akaun Permohonan Syer
3. Pindahan ke Lejar: Catatan daripada Jurnal Am akan dipindahkan ke lejar-lejar yang berkaitan (Akaun Permohonan Syer, Akaun Modal Syer, Akaun Bank).
Tindakan Sekiranya Modal Diterbitkan Tidak Habis Dilanggan:
• Kurangan Langganan: Jika jumlah langganan kurang daripada modal yang diterbitkan, pihak penaja jamin (seperti broker saham atau bank saudagar) akan menanggung jumlah kurangan tersebut.
• Lebihan Langganan: Jika jumlah permohonan melebihi modal yang diterbitkan, bayaran lebihan yang diterima akan dipulangkan semula kepada pemohon.
5. Ekuiti Pemilik dalam Penyata Kedudukan Kewangan
Bahagian Ekuiti Pemilik dalam Penyata Kedudukan Kewangan bagi Syarikat Berhad menunjukkan komponen modal seperti berikut:
Modal Diterbitkan dan Berbayar Penuh
• [Bilangan unit] 6% Syer Keutamaan: RM XXX
• [Bilangan unit] Syer Biasa: RM YYY
• Jumlah Ekuiti Pemilik: RM ZZZ
Komponen ini berbeza dengan struktur ekuiti pemilik bagi perniagaan perkongsian (Akaun Modal dan Akaun Semasa rakan kongsi) dan milikan tunggal (Modal Awal, Untung Bersih, Ambilan).
6. Dividen Tunai
Dividen ialah sebahagian keuntungan syarikat yang dibayar kepada pemegang syer. Ia boleh dibayar mengikut peratus atas nilai sesyer atau sen sesyer.
Jenis Dividen Tunai:
• Dividen Interim: Dividen yang dibayar sebelum keuntungan sebenar syarikat diketahui. Pembayaran dibuat sebelum tamat tempoh perakaunan.
• Dividen Akhir: Dividen yang disyorkan oleh Lembaga Pengarah dan diisytiharkan selepas keuntungan sebenar diketahui. Pembayaran dibuat selepas tempoh perakaunan berakhir.
Pengiraan Dividen:
• Dividen Syer Keutamaan = Modal Diterbitkan dan Berbayar Penuh Syer Keutamaan x Peratus Dividen yang Ditetapkan x Tempoh
• Dividen Syer Biasa = Modal Diterbitkan dan Berbayar Penuh Syer Biasa x Peratus Dividen yang Diisytiharkan
Dividen Tertunggak: Ini berlaku apabila syarikat yang mempunyai Syer Keutamaan Kumulatif tidak dapat membayar dividen pada sesuatu tahun kerana mengalami kerugian. Dividen yang tidak berbayar ini akan dibawa ke tahun hadapan dan mesti dilunaskan sebelum sebarang dividen boleh dibayar kepada pemegang Syer Biasa.
GLOSARI
| Istilah | Definisi |
| Belanjawan Tunai | Anggaran penerimaan dan pembayaran tunai perniagaan bagi suatu tempoh tertentu. Ia disediakan untuk melihat keupayaan tunai perniagaan. |
| Buku Tunai | Catatan perakaunan yang disediakan oleh peniaga untuk merekodkan semua urus niaga tunai dan bank. |
| Caj Bank / Caj Perkhidmatan | Bayaran yang dikenakan oleh bank ke atas perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan, seperti bayaran buku cek. Ini adalah item pembayaran oleh pihak bank. |
| Cek Belum Dikemukakan | Cek yang telah dikeluarkan oleh peniaga kepada pembekal atau pihak lain, tetapi masih belum ditunaikan di bank oleh penerima. |
| Cek Tak Laku | Cek yang dikembalikan oleh pihak bank kepada peniaga atas sebab-sebab tertentu seperti dana tidak mencukupi, kesilapan catatan, atau cek tamat tempoh. |
| Deposit Belum Dikreditkan | Cek atau tunai yang telah didepositkan ke bank oleh peniaga tetapi belum lagi direkodkan atau dikreditkan ke dalam akaun oleh pihak bank. |
| Dividen | Sebahagian keuntungan syarikat yang dibayar kepada pemegang saham. Ia boleh diterima terus oleh bank bagi pihak peniaga. |
| Faedah Atas Overdraf | Caj faedah yang dikenakan oleh bank apabila pelanggan mengeluarkan wang melebihi baki yang terdapat dalam akaun. |
| Faedah Atas Simpanan | Pendapatan yang diterima daripada pihak bank bagi pihak peniaga kerana menyimpan wang di bank. |
| Kawalan Fizikal | Salah satu aspek kawalan dalam pengendalian tunai yang melibatkan tindakan seperti menyimpan tunai di dalam peti besi atau di bank untuk keselamatan. |
| Kawalan Tunai | Kawalan dalaman yang berkaitan dengan pengurusan dan pengendalian wang tunai untuk mengurangkan risiko penyelewengan dan memastikan perniagaan mempunyai tunai yang mencukupi. |
| Kurangan (Belanjawan Tunai) | Berlaku apabila jumlah pembayaran melebihi jumlah penerimaan dalam satu tempoh. |
| Lebihan (Belanjawan Tunai) | Diperoleh sekiranya jumlah penerimaan melebihi jumlah pembayaran dalam satu tempoh. |
| Overdraf Bank | Kemudahan yang disediakan oleh bank yang membolehkan pelanggan mengeluarkan wang melebihi baki yang terdapat dalam akaun bank. Ini menyebabkan baki debit di Penyata Bank. |
| Pengasingan Tugas | Aspek kawalan tunai di mana individu yang berbeza ditugaskan untuk menerima, merekod, dan memegang tunai bagi mengelakkan penipuan. |
| Penyata Bank | Satu salinan rekod urus niaga yang dihantar oleh pihak bank kepada pemegang Akaun Semasa pada setiap akhir bulan untuk menunjukkan ringkasan urus niaga. |
| Penyata Penyesuaian Bank (PPB) | Satu penyata yang disediakan oleh peniaga untuk menyelaras perbezaan antara baki Akaun Bank di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank. |
| Perintah Sedia Ada | Arahan tetap yang diberikan oleh pemegang akaun kepada bank untuk membuat bayaran yang berulang secara berkala kepada pihak ketiga, seperti bayaran insurans atau sewa. |
| Pindahan Kredit | Penerimaan wang terus ke dalam akaun bank perniagaan daripada pelanggan atau pihak lain tanpa melalui peniaga terlebih dahulu. |
CONTOH SOALAN KBAT
Soalan Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT)
Soalan 1: Sebuah perniagaan kecil mendapati baki dalam Buku Tunai mereka menunjukkan RM5,000, manakala Penyata Bank yang baru diterima menunjukkan baki RM3,500. Keadaan ini menimbulkan kekeliruan kepada pemilik. Terangkan mengapa perbezaan ini boleh berlaku dan bagaimana penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dapat membantu menyelesaikan masalah ini.
Jawapan: Perbezaan antara baki Buku Tunai dan Penyata Bank adalah satu situasi yang biasa berlaku dalam perniagaan. Ia timbul kerana perbezaan masa dalam merekod transaksi. Terdapat beberapa sebab utama:
1. Cek Belum Dikemukakan: Pemilik mungkin telah mengeluarkan cek untuk membayar pembekal (dicatat dalam Buku Tunai), tetapi pembekal tersebut belum menunaikan cek di bank.
2. Deposit Belum Dikreditkan: Pemilik telah mendepositkan kutipan jualan ke dalam bank (dicatat dalam Buku Tunai), tetapi pihak bank belum memproses dan mengkreditkan amaun tersebut ke dalam akaun.
3. Caj Bank atau Faedah: Bank mungkin telah mengenakan caj perkhidmatan atau membayar faedah atas simpanan yang belum direkodkan oleh pemilik dalam Buku Tunai.
Penyata Penyesuaian Bank (PPB) menyelesaikan kekeliruan ini dengan menjadi ‘jambatan’ antara kedua-dua rekod tersebut. Dengan menyediakan PPB, pemilik dapat:
• Mengenal pasti semua item yang menyebabkan perbezaan secara sistematik.
• Mengemas kini Buku Tunai untuk item-item seperti caj bank atau faedah yang sebelum ini tidak diketahui.
• Mengesahkan bahawa tiada kesilapan atau penipuan berlaku dengan memastikan kedua-dua baki dapat diselaraskan. Ia memberikan gambaran sebenar kedudukan tunai perniagaan setelah semua transaksi diambil kira.
——————————————————————————–
Soalan 2: Syarikat Maju Jaya mempunyai Belanjawan Tunai yang menunjukkan kurangan sebanyak RM10,000 pada bulan hadapan, walaupun perniagaan tersebut mencatatkan keuntungan. Jelaskan mengapa situasi ini boleh berlaku dan cadangkan tiga tindakan yang boleh diambil oleh syarikat untuk mengatasi masalah kurangan tunai tersebut berdasarkan prinsip pengurusan tunai.
Jawapan: Situasi ini boleh berlaku kerana keuntungan dalam perakaunan tidak sama dengan aliran tunai. Keuntungan mengambil kira jualan kredit (yang belum diterima tunai) dan perbelanjaan bukan tunai seperti susut nilai. Kurangan tunai pula berlaku apabila pembayaran tunai yang dijangka melebihi penerimaan tunai dalam satu tempoh. Sebab-sebabnya termasuk:
• Tempoh kutipan hutang daripada pelanggan yang panjang.
• Pembelian aset bukan semasa secara tunai yang besar.
• Pembayaran balik pinjaman yang tinggi.
• Perbelanjaan operasi tunai yang tinggi berbanding jualan tunai.
Tiga tindakan yang boleh diambil untuk mengatasi kurangan tunai:
1. Membuat Pinjaman Jangka Pendek: Syarikat boleh memohon pinjaman daripada institusi kewangan untuk menampung kekurangan aliran tunai sementara. Belanjawan Tunai yang telah disediakan boleh digunakan sebagai dokumen sokongan yang kukuh.
2. Meningkatkan Jualan Tunai: Syarikat boleh mengadakan promosi atau jualan murah untuk menggalakkan pelanggan membeli secara tunai, seterusnya meningkatkan aliran tunai masuk dengan segera.
3. Mengurangkan atau Menangguhkan Perbelanjaan: Syarikat perlu menyemak semula perbelanjaan yang dirancang. Perbelanjaan yang tidak kritikal seperti pembelian perabot pejabat baharu atau pengubahsuaian premis boleh ditangguhkan ke satu tarikh di mana kedudukan tunai lebih stabil.
——————————————————————————–
Soalan 3: Bandingkan kaedah menyediakan Penyata Penyesuaian Bank (PPB) “dengan mengemas kini Buku Tunai” dan “tanpa mengemas kini Buku Tunai”. Dalam senario perniagaan yang manakah salah satu kaedah ini lebih sesuai digunakan berbanding yang lain?
Jawapan: Perbandingan Kaedah:
| Aspek | Kaedah Dengan Mengemas Kini Buku Tunai | Kaedah Tanpa Mengemas Kini Buku Tunai |
| Proses Utama | Buku Tunai dibetulkan dahulu untuk item di Penyata Bank. Kemudian PPB disediakan. | PPB disediakan terus dengan menyenaraikan semua item perbezaan. |
| Baki Akhir | Baki akhir dalam Buku Tunai (dikemas kini) akan sama dengan baki akhir dalam PPB. | Menghasilkan dua baki yang diselaraskan (Baki Buku Tunai dan Baki Penyata Bank) tetapi tidak mengemas kini Buku Tunai secara formal. |
| Tujuan | Untuk mendapatkan baki tunai di bank yang betul dan terkini dalam lejar. | Untuk membuktikan bahawa perbezaan antara kedua-dua baki adalah disebabkan oleh item yang diketahui dan bukannya kesilapan. |
| Kerumitan | Melibatkan dua langkah: kemas kini Buku Tunai dan penyediaan PPB. | Lebih cepat kerana hanya melibatkan satu langkah penyediaan PPB. |
Kesesuian Penggunaan:
• Kaedah Dengan Mengemas Kini Buku Tunai adalah lebih sesuai untuk tujuan pelaporan kewangan bulanan atau tahunan. Ini kerana ia memastikan bahawa baki Akaun Bank dalam Imbangan Duga dan Penyata Kedudukan Kewangan adalah tepat dan terkini, mencerminkan kedudukan tunai sebenar. Ia dianggap amalan perakaunan yang lebih baik dan lengkap.
• Kaedah Tanpa Mengemas Kini Buku Tunai lebih sesuai untuk tujuan pengurusan dalaman yang pantas. Contohnya, jika seorang pengurus hanya ingin memastikan dengan cepat bahawa baki bank adalah betul dan tiada transaksi yang mencurigakan tanpa perlu melalui proses merekod pelarasan dalam sistem perakaunan secara rasmi. Ia berguna untuk semakan berkala yang tidak formal.
——————————————————————————–
Soalan 4: Prinsip “pengasingan tugas” menyatakan bahawa individu yang menerima tunai harus berbeza daripada individu yang merekodkannya. Analisis bagaimana kegagalan melaksanakan prinsip ini boleh membuka ruang kepada penyelewengan dana dalam sebuah perniagaan.
Jawapan: Kegagalan melaksanakan prinsip pengasingan tugas mewujudkan peluang untuk penipuan kerana ia memberikan kawalan yang berlebihan kepada seorang individu ke atas satu kitaran transaksi. Apabila seorang kakitangan yang sama bertanggungjawab menerima dan merekod tunai, dia boleh melakukan penyelewengan dan menyembunyikannya dalam rekod perakaunan.
Contoh Analisis:
1. Penerimaan Tunai: Seorang juruwang, Ali, bertanggungjawab menerima bayaran tunai daripada pelanggan dan juga mengemas kini rekod Akaun Belum Terima. Jika tiada pengasingan tugas, Ali boleh mengambil sebahagian daripada wang tunai yang diterima. Untuk menyembunyikan kecurian ini, dia boleh merekodkan dalam sistem bahawa pelanggan tersebut telah diberikan diskaun atau hutangnya dihapuskan sebagai hutang lapuk. Tanpa semakan oleh individu lain, penipuan ini sukar dikesan.
2. Pembayaran Tunai: Jika Ali juga mempunyai kuasa untuk membuat dan merekod pembayaran, dia boleh mencipta invois palsu daripada pembekal rekaan. Dia kemudiannya akan mengeluarkan cek kepada dirinya sendiri atau syarikat miliknya, dan merekodkannya sebagai pembayaran yang sah untuk “bekalan pejabat” dalam Buku Tunai. Oleh kerana dia mengawal kedua-dua proses (pembayaran fizikal dan perekodan), tiada siapa yang akan mempersoalkan transaksi tersebut pada peringkat awal.
Kesimpulannya, pengasingan tugas berfungsi sebagai satu bentuk semak dan imbang (check and balance) dalaman. Ia memaksa wujudnya kerjasama antara dua atau lebih individu untuk melakukan penipuan, menjadikannya lebih sukar untuk dilakukan dan lebih mudah untuk dikesan.
——————————————————————————–
Soalan 5: Sebuah perniagaan mendapati bahawa selama tiga bulan berturut-turut, pembayaran sebenar mereka secara konsisten melebihi pembayaran yang dijangka dalam Belanjawan Tunai, manakala penerimaan sebenar adalah lebih rendah daripada yang dijangka. Nilaikan impak trend ini terhadap kestabilan kewangan perniagaan dan apakah yang digambarkan oleh situasi ini mengenai pengurusan perniagaan tersebut?
Jawapan: Impak Terhadap Kestabilan Kewangan: Trend ini mempunyai impak yang sangat negatif terhadap kestabilan kewangan perniagaan.
1. Masalah Kecairan (Liquidity): Gabungan penerimaan yang rendah dan pembayaran yang tinggi akan menghakis rizab tunai syarikat dengan cepat. Ini membawa kepada masalah aliran tunai di mana syarikat mungkin tidak mempunyai tunai yang cukup untuk membayar gaji, sewa, atau pembekal tepat pada masanya, walaupun perniagaan itu menguntungkan di atas kertas.
2. Peningkatan Pergantungan kepada Hutang: Untuk terus beroperasi, perniagaan mungkin terpaksa bergantung kepada overdraf bank atau mengambil pinjaman jangka pendek, yang akan meningkatkan kos kewangan (faedah) dan menambahkan beban hutang.
3. Risiko Muflis: Jika trend ini berterusan tanpa sebarang tindakan pembetulan, perniagaan berisiko tinggi untuk menjadi muflis kerana ketidakupayaan untuk memenuhi obligasi kewangan jangka pendeknya.
Gambaran Mengenai Pengurusan Perniagaan: Situasi ini menggambarkan beberapa kelemahan serius dalam pengurusan perniagaan:
1. Perancangan dan Anggaran yang Lemah: Anggaran yang disediakan dalam Belanjawan Tunai adalah tidak realistik. Pengurusan mungkin terlalu optimistik mengenai ramalan jualan (penerimaan) dan terlalu memandang rendah kos operasi (pembayaran).
2. Kawalan Perbelanjaan yang Tidak Cekap: Fakta bahawa pembayaran sebenar secara konsisten lebih tinggi menunjukkan kurangnya disiplin dalam mengawal perbelanjaan. Pengurusan gagal untuk mematuhi bajet yang telah ditetapkan.
3. Strategi Jualan dan Pemasaran yang Kurang Berkesan: Penerimaan yang lebih rendah daripada jangkaan mungkin menandakan strategi pemasaran yang gagal atau ketidakupayaan pasukan jualan untuk mencapai sasaran mereka.
Secara keseluruhan, ia menunjukkan pengurusan yang reaktif dan bukannya proaktif. Pengurusan yang baik akan menganalisis perbezaan (varian) ini setiap bulan, mengenal pasti puncanya, dan melaksanakan tindakan pembetulan dengan segera.