Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 4 Bab 4: Buku Catatan Pertama
RINGKASAN
Ringkasan Mudah (Nota Prinsip Perakaunan Tingkatan 4 Bab 4: Buku Catatan Pertama)
Buku Catatan Pertama adalah “buku harian” bagi sesebuah perniagaan. Ia merupakan tempat pertama di mana semua urus niaga direkodkan mengikut urutan tarikh (kronologi) sebelum maklumat tersebut dipindahkan ke dalam lejar. Tujuan utamanya adalah untuk meminimumkan kesilapan dan memastikan tiada urus niaga yang tertinggal daripada direkodkan. Tanpa buku ini, penyediaan laporan kewangan yang tepat akan menjadi sukar.
Apakah fungsi Buku Catatan Pertama?
1. Jurnal Am: Digunakan untuk merekodkan semua urus niaga yang tidak sesuai direkodkan dalam mana-mana buku lain. Ini termasuk:
◦ Catatan pembukaan (membawa masuk aset dan liabiliti pada permulaan perniagaan).
◦ Belian dan jualan aset bukan semasa secara kredit.
◦ Ambilan barang niaga atau aset bukan semasa oleh pemilik.
◦ Modal tambahan selain tunai (contoh: membawa masuk kenderaan peribadi).
◦ Catatan penutup, pelarasan, dan pembetulan kesilapan.
2. Jurnal Khas: Disediakan untuk merekodkan urus niaga yang kerap berlaku. Ini menjimatkan masa dan memudahkan rujukan. Jenis-jenis Jurnal Khas adalah:
◦ Jurnal Belian: Merekod belian barang niaga secara kredit daripada pembekal.
◦ Jurnal Jualan: Merekod jualan barang niaga secara kredit kepada pelanggan.
◦ Jurnal Pulangan Belian: Merekod barang niaga yang dipulangkan semula kepada pembekal (mungkin kerana rosak atau salah jenama).
◦ Jurnal Pulangan Jualan: Merekod barang niaga yang dipulangkan oleh pelanggan.
◦ Jurnal Penerimaan Tunai: Merekod semua bentuk penerimaan wang, sama ada tunai atau cek.
◦ Jurnal Pembayaran Tunai: Merekod semua bentuk pembayaran yang dibuat oleh perniagaan secara tunai atau cek.
3. Buku Tunai: Buku ini berfungsi seperti gabungan akaun tunai dan akaun bank. Ia merekodkan semua penerimaan dan pembayaran tunai serta cek. Ciri khasnya ialah Catatan Kontra, iaitu urus niaga yang melibatkan pemindahan wang antara pejabat (tunai) dan bank, atau sebaliknya.
4. Buku Tunai Runcit: Digunakan khas untuk merekodkan pembayaran bagi perbelanjaan yang amaunnya kecil dan remeh, seperti membeli alat tulis, belanja pos, atau upah mencuci. Ia biasanya diuruskan menggunakan Sistem Panjar, di mana sejumlah wang tetap diberikan kepada juruwang pada awal setiap tempoh, dan pada akhir tempoh, jumlah yang telah dibelanjakan akan diganti semula.
GLOSARI
| Istilah | Definisi |
| Buku Catatan Pertama | Buku catatan asal yang digunakan untuk merekodkan semua urus niaga perniagaan mengikut kronologi dan urutan tarikh sebelum dipindahkan ke dalam lejar. |
| Buku Tunai | Buku Catatan Pertama yang merekodkan semua penerimaan dan pembayaran wang tunai dan cek, menggabungkan fungsi akaun tunai dan bank. |
| Buku Tunai Runcit | Buku yang merekodkan perbelanjaan harian yang melibatkan pembayaran amaun yang kecil dan tidak sesuai dibayar dengan cek. |
| Catatan Kontra | Urus niaga pemindahan wang tunai dari bank ke pejabat atau dari pejabat ke bank. Ia direkodkan serentak di lajur debit dan kredit dalam Buku Tunai. |
| Folio | Lajur dalam jurnal yang digunakan untuk merekodkan nombor rujukan halaman dalam lejar di mana catatan berkenaan telah dipindahkan. |
| Invois | Dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk urus niaga jualan atau belian secara kredit. Invois Asal disimpan oleh pembeli, Invois Salinan disimpan oleh penjual. |
| Jurnal | Buku catatan asal yang merekodkan urus niaga mengikut urutan tarikh. Boleh jadi Jurnal Am atau Jurnal Khas. |
| Jurnal Am | Jurnal yang disediakan untuk merekodkan semua urus niaga yang tidak boleh direkodkan dalam mana-mana Jurnal Khas, seperti belian/jualan aset bukan semasa secara kredit dan catatan pembukaan. |
| Jurnal Belian | Jurnal Khas yang digunakan untuk merekodkan belian barang niaga secara kredit. |
| Jurnal Jualan | Jurnal Khas yang digunakan untuk merekodkan jualan barang niaga secara kredit. |
| Jurnal Khas | Kumpulan jurnal yang digunakan untuk merekodkan urus niaga yang kerap berlaku, seperti Jurnal Belian, Jurnal Jualan, Jurnal Pulangan Belian, dan Jurnal Pulangan Jualan. |
| Jurnal Pembayaran Tunai | Jurnal Khas yang merekodkan segala pembayaran tunai dan cek. |
| Jurnal Penerimaan Tunai | Jurnal Khas yang merekodkan semua penerimaan tunai dan cek. |
| Jurnal Pulangan Belian | Jurnal Khas yang digunakan untuk merekodkan pulangan barang niaga kepada pembekal. Ia juga dikenali sebagai Jurnal Pulangan Keluar. |
| Jurnal Pulangan Jualan | Jurnal Khas yang digunakan untuk merekodkan pulangan barang niaga daripada pelanggan. Ia juga dikenali sebagai Jurnal Pulangan Masuk. |
| Memo | Dokumen dalaman yang digunakan sebagai bukti urus niaga seperti ambilan aset atau barang niaga oleh pemilik, atau membawa masuk aset peribadi sebagai modal tambahan. |
| Nota Debit | Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu bahawa akaun pembeli telah didebitkan (hutangnya bertambah), contohnya akibat caj yang terkurang dalam invois. |
| Nota Kredit | Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu bahawa akaun pembeli telah dikreditkan (hutangnya berkurang), biasanya disebabkan oleh pulangan barang. |
| Sistem Panjar | Satu sistem untuk menguruskan dana tunai runcit di mana sejumlah wang tetap diperuntukkan pada awal tempoh. Pada akhir tempoh, jumlah yang telah dibelanjakan akan diganti semula untuk kembali ke baki asal. |